標準業務手順書(SOP)の実装

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    SOPの導入し、内部統制を改善する

    標準業務手順 (SOP) とは?

    組織設立後に直面する課題は、その成長に重大な影響をおよぼす可能性があります。それらは主に次のものに関連します:

    • 複数の拠点の存在
    • 独特の組織構造
    • 権限マトリックスの欠如
    • サイロ化された会計およびその他のシステム

    これらの課題は異種プロセスを生成します。それを回避するには、効率的な SOP を導入して、組織のプロセスに順序を与え、アクセスと理解が容易にできるよう文書化することです。これは、従業員を指導して作業の一貫性を高めるだけでなく、社内のコミュニケーションを改善し、効率性を維持する上でも重要な役割を果たします。

    MBGコーポレートサービスでは、組織がプロセスと内部統制の効率性を向上させる SOP を開発できるよう支援しています。さまざまな段階に分かれたステップバイステップの手順を定めています。

    1段階: SOP の開発 – プロセスのドキュメント化と最適化:

    ビジネスがスムーズに機能するためには、十分に開発された SOP を導入することが不可欠ですが、それの開発は骨の折れる作業になりえます。当社の専門家は、クライアントのビジネスを深く理解し、ビジネスの種類とその複雑さに応じて、SOP の開発を行います。

    検討される主要プロセス:

    • 収益サイクル
    • 調達機能
    • 退職者採用
    • 財務および会計

    合理化された作業範囲:

    • 主要なステークホルダー間の相乗効果を考慮し、レビュー対象の主要なプロセスにおける主なアクティビティの連続ワークフローを確立する
    • レビュー対象の主要なプロセスのリスクとコントロールを特定する
    • 主要なプロセスのコントロールを定期的に繰り返し監視し、特定されたギャップをタイムリーかつコスト効率の高い方法で検出して埋める
    • レビュー対象の主要なプロセスの自動化を検討する上で必要な手順を推奨する
    • 主要なプロセスに関連するさまざまな例外を定義し、各例外の権限スケジュールを文書化する
    • フローチャートと簡単なアクティビティの説明とともに、主要なプロセスの記述書を構成する

    2段階 – SOP の実装:

    効果的な SOP の実装はビジネスにとって不可欠です。それの欠如は、コンプライアンス エラー、運用上の困難、組織構造の不備、従業員のトレーニング不足など、ビジネスに壊滅的な結果をもたらす可能性があります。SOP 実装のための優れたフレームワークを構築する当社のアプローチは、徹底的に計画され、分析されたものです。

    検討される主要プロセス:

    • 収益サイクル
    • 調達機能
    • 採用から退職まで
    • 財務および会計

    合理化された作業範囲:

    • プロセス所有者とともに必要な修正と推奨事項を推進する
    • 標準操作手順 (SOP) の最終決定時に、プロセス所有者と合意した期日にアクション ポイントをフォローアップする
    • 標準操作手順 (SOP) の実装に関する最新情報を 2 週間ごとに経営陣に提供し、逸脱 (ある場合) の根本原因分析を行う
    • 実装段階で直面した問題 (ある場合) を報告する
    • 実装したシステム設計が SOP で合意された設計に沿っていることを確認する
    • 標準操作手順の開発中に合意したとおり、システムから送信される MIS レポートを可能な限りレビューする

    3段階 – 標準操作手順 (SOP) の SOP コンプライアンス テスト / 監査レビュー:

    SOP コンプライアンステストまたは SOP の監査レビューは、品質基準を評価するプロセスを標準化し、既存のプロセスにおけるギャップを制御するための潜在的な脆弱性を特定するために必要です。当社の専門家は、企業目標を満たすために、業界の基準と標準に基づいて変更とレビューを推奨します。

    SOP コンプライアンス テストと SOP の監査レビューにおける主要プロセス

    • 収益サイクル
    • 調達機能
    • 採用から退職まで
    • 財務および会計

    合理化された作業範囲:

    • レビュー対象の主要プロセスにおける既存のコントロールをレビューする
    • 既存のコントロールの設計レベルの有効性を評価する
    • テスト対象の主要プロセスのトランザクションと、各トランザクションをサポートする関連コントロールを特定する
    • リスクをマッピングしてサンプルベースでトランザクションテスト手順を実行し、コントロールの有効性を評価する
    • 事実と調査結果のレポートを作成する
    • コントロールギャップ評価の調査結果を利害関係者/プロセス所有者と話し合う
    • リスク軽減に必要な推奨事項を提出することで、文書化され実装された標準操作手順 (SOP) に準拠できるよう保証する

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